Zgodnie z ustawą o własności lokali (UWL) wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli. Oznacza to, że wszyscy właściciele są współodpowiedzialni za nieruchomość i mają prawo uczestniczyć w podejmowaniu decyzji ważnych dla tej zbiorowości. Jednak trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie dużej wspólnoty (na przykład składającej się z kilkudziesięciu lokali), gdyby każdy właściciel brał na co dzień udział w jej zarządzaniu. Dlatego ustawa wprowadza zróżnicowanie sposobu zarządzania w zależności od liczby lokali własnościowych.
W małych wspólnotach (to znaczy takich, które składają się maksymalnie z siedmiu lokali) zarządzanie częścią wspólną należy bezpośrednio do właścicieli. We wspólnotach dużych (osiem lokali i więcej) konieczne jest wybranie jednoosobowego lub wieloosobowego zarządu (art. 20 UWL). Nie należy tego rozumieć tak, że w małej wspólnocie decyzje zapadają, gdy jest zgoda wszystkich właścicieli, a w dużej brane jest pod uwagę jedynie stanowisko zarządu. Jest to trochę bardziej skomplikowane. Ustawa bowiem precyzuje jeszcze: kto dokładnie (cała wspólnota czy zarząd) i o czym może decydować oraz na jakiej podstawie przyjmuje się, że została wyrażona zgoda. Aby to wyjaśnić, konieczne jest wprowadzenie rozróżnienia na tak zwane czynności zwykłego zarządu i czynności przekraczające zwykły zarząd.
Czynności zwykłego zarządu
Jak łatwo się domyślić, w takim dużym wielorodzinnym gospodarstwie, jakie w pewnym sensie tworzy wspólnota mieszkaniowa, jest bardzo wiele spraw, którymi się trzeba zająć. Ktoś musi na co dzień dbać, aby było czysto, aby wszystkie instalacje doprowadzone do poszczególnych lokali były sprawne (zlecanie kontroli), a awarie szybko usuwane; ktoś musi pilnować wpłat właścicieli i realizować zobowiązania finansowe wspólnoty wobec dostarczycieli mediów oraz na bieżąco prowadzić księgowość. Poza tym trzeba kogoś do przygotowania planów gospodarczych, sprawozdań, uchwał, negocjowania i podpisywania umów i reprezentowania wspólnoty na zewnątrz. To są przykłady zadań, które ustawa klasyfikuje jako czynności zwykłego zarządu. Wspólne dla nich jest to, że związane z nimi decyzje muszą być najczęściej podejmowane szybko - wyobraźmy sobie, jak by to mogło wyglądać, gdyby na przykład akceptacja faktury dla firmy wodociągowej wymagałaby zgody kilkudziesięciu właścicieli!
Dlatego czynności zwykłego zarządu w dużych wspólnotach (zgodnie z art. 20 UWL) wykonuje samodzielnie wybrany przez właścicieli zarząd. Natomiast w małych wspólnotach na podstawie zapisów kodeksu cywilnego decyzje dotyczące czynności zwykłego zarządu podejmowane są za zgodą większości współwłaścicieli. Ważne! Większość w małej wspólnocie jest obliczana tylko na podstawie wielkości udziałów poszczególnych właścicieli w nieruchomości, a nie na zasadzie jeden właściciel - jeden głos.
Czynności przekraczające zwykły zarząd
Pomimo wskazania przez ustawę wielu zadań, o których członkowie wspólnoty bezpośrednio nie decydują, właściciele nie mogą czuć się wykluczeni z zarządzania nieruchomością. Decyzje największej wagi zostały bowiem przekazane właśnie w ich ręce. Ustawodawca określił je jako czynności przekraczające zwykły zarząd. Należą do nich między innymi:
- ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
- przyjęcie rocznego planu gospodarczego,
- ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu (utrzymania części wspólnych),
- zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
- udzielenie zgody na nadbudowę lub przebudowę nieruchomości wspólnej,
- dokonanie podziału nieruchomości wspólnej.
Dzięki tym zapisom to wszyscy właściciele mają prawo decydować o wysokości wydatków ponoszonych z tytułu współwłasności. Najistotniejsze jest tu ustalenie comiesięcznych zaliczek na utrzymanie części wspólnej i fundusz remontowy. Co roku właściciele przyjmują plan, który określa, na jakie cele związane z eksploatacją budynku mają być przeznaczone wpłacane przez nich pieniądze. Również do właścicieli należy ustalenie, co chcą remontować i ile są gotowi na to wydać.
Zgodę na wykonanie czynności przekraczającej zwykły zarząd, w małych wspólnotach muszą wyrazić wszyscy współwłaściciele (100 proc.). Jeżeli nie udaje im się dojść do porozumienia w jakiejś rzeczywiście ważnej dla wspólnoty sprawie, nie ma innego sposobu, jak zwrócić się o pomoc do sądu. Taki wniosek można złożyć pod warunkiem, że podpiszą się pod nim właściciele, którzy mają co najmniej 50 proc. udziałów w nieruchomości.
Z kolei w dużych wspólnotach podejmowanie decyzji z zakresu czynności przekraczających zwykły zarząd wymaga podjęcia uchwały, pod którą w rubryce "jestem za" opowie się więcej niż 50 proc. właścicieli (licząc udziałami). Od zasady głosowania zgodnie z wielkością udziałów istnieje wyjątek. Służy on temu, by właściciel, który ma znacząco większy udział niż inni, nie mógł wykorzystywać swojej przewagi. Właściciele, którzy mają co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości, mogą zdecydować, by jednemu właścicielowi przysługiwał jeden głos (art. 23 ust. 2a UWL) i w tym trybie podjąć uchwałę.
Ważne! Każdy właściciel ma prawo zaskarżyć uchwałę do sądu, jeżeli uważa, że jest niezgodna z przepisami lub narusza jego interesy. Musi jednak pamiętać, że zanim zapadnie orzeczenie, ma obowiązek się do niej stosować, chyba że sąd wstrzyma wykonanie uchwały do zakończenia sprawy. Na to, by zakwestionować w sądzie uchwałę, właściciel ma sześć tygodni. Ten czas liczy się od dnia podjęcia uchwały na zebraniu lub od dnia, w którym właściciel został o niej powiadomiony.
Wybór zarządu
Duże wspólnoty mieszkaniowe muszą drogą uchwały wybrać do zarządu osoby fizyczne (jedną lub kilka), które będą odpowiedzialne za wykonywanie czynności zwykłego zarządu. Warto dokonać rozsądnego wyboru, bo - jak już wiemy - od ich decyzji wiele zależy. Kandydaci do pełnienia funkcji w zarządzie wcale nie muszą być współwłaścicielami nieruchomości, mogą nawet mieszkać gdzie indziej. Lepiej jednak, gdy są to mieszkańcy budynku, bo wtedy rzeczywiście na co dzień widzą, co się dzieje, i mają szansę szybciej reagować. Na pewno warto poszukać osób, które są energiczne (bywa, że jest bardzo dużo spraw do załatwienia) i mają trochę wiedzy technicznej (trudno bez niej czasem ocenić poprawność wykonania zleconych robót). Przed wszystkim powinny to być osoby, które mają zacięcie do pracy społecznej. Bo choć wspólnota może podjąć uchwałę o wynagrodzeniu dla zarządu, to raczej nie oferuje się kwot, które mogłyby stanowić dla kogoś źródło utrzymania. Właściciele nie są skorzy do płacenia za pracę zarządowi, bo i tak zwykle ponoszą jeszcze koszty zatrudnienia firmy zarządzającej (administrującej).
Czy lepiej wybrać do zarządu jedną osobę, czy powiedzmy cztery- pięć? Trudno udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Dobrze jednak wiedzieć, że licznemu zarządowi trudniej na przykład uzgodnić termin spotkania, a to grozi opóźnieniami w podejmowaniu decyzji. Z kolei jedna osoba w zarządzie może nie dać rady dopilnować wszystkich spraw (oczywiście to zależy od wielkości wspólnoty) oraz w wyniku braku kontroli na co dzień jest wystawiona na pokusę, by działać w swoim interesie, a nie właścicieli.
Funkcję zarządu wspólnoty może zgodnie z przepisami pełnić również licencjonowany zarządca. Jeżeli powierzono ten obowiązek tej samej osobie, która prowadzi firmę administrującą budynkiem, to zdecydowanie jest to niedobre rozwiązanie dla wspólnoty. Po prostu taki zarząd jednocześnie zleca sobie zadania, wykonuje i sam je odbiera. Kontroli ze strony wspólnoty praktycznie nie ma żadnej. Niestety, tak się dzieje, bo zwykle ten wariant zarządzania stosowany jest właśnie tam, gdzie właściciele nie mają czasu interesować się sprawami wspólnoty.
Odwołanie zarządu
Zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest wybierany do sprawowania funkcji na czas nieokreślony - nie ma kadencji. Nie jesteśmy jednak skazani na konsekwencje złego wyboru, choć trzeba podkreślić, że przez drobne braki w ustawie zmiana zarządu może czasem okazać się trudna.
Na obowiązkowym zebraniu rocznym, które musi być zwołane w pierwszym kwartale roku (do końca marca musimy otrzymać powiadomienie o planowanym zebraniu) należy dokonać oceny pracy zarządu, głosując nad uchwałą w sprawie udzielenia zarządowi absolutorium. Niestety, ustawodawca nie określił jednoznacznie, jakie są konsekwencje, gdy Zarząd nie uzyska tą drogą akceptacji wspólnoty. Tam, gdzie mamy do czynienia z ludźmi, którzy rzeczywiście chcą pracować dla dobra wspólnoty, brak absolutorium automatycznie oznacza rezygnację ich z tej funkcji. Dość często jednak się zdarza, że oceniony negatywnie zarząd wcale nie ustępuje. W takiej sytuacji każdy członek wspólnoty może od razu na tym zebraniu zażądać głosowania nad uchwałą o odwołaniu zarządu. Zarząd nie ma prawa tego uniemożliwić, ponieważ art. 20 ust. 2 UWL brzmi: "Zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli zawieszeni w czynnościach lub odwołani". Ale tutaj pojawia się, niestety, kolejna pułapka dla właścicieli niezadowolonych z pracy zarządu. Polega ona na tym, że zgodnie z ustawą prawo do zbierania podpisów pod uchwałami przysługuje tylko zarządowi. Dochodzi w ten sposób do paradoksalnej sytuacji. Zakładając, że w dużej wspólnocie na zebraniach pojawia się nieliczna reprezentacja właścicieli, większość głosów musi być zbierana drogą obiegową. W ten sposób zarząd, który nie chce być odwołany, ma możliwość manipulacji. Może na przykład udać się po podpis tylko do swoich sympatyków, a do przeciwników nie zastukać wcale. Bo ustawa nic nie mówi o tym, jaka grupa właścicieli musi wziąć udział w głosowaniu. Potem członkowie wspólnoty mogą na przykład otrzymać takie oto powiadomienie: "Pomimo usilnych starań nie udało się zebrać wystarczającej liczby głosów do podjęcia uchwały o odwołaniu zarządu. Wyniki: za odwołaniem było 43 proc., przeciw 27 proc. W sumie oddało głos 70 proc. właścicieli, licząc udziałami". Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza. Ale zastanówmy się, czy wśród tych 30 proc. właścicieli, którzy nie oddali głosu, nie znalazłoby się 7,1 proc. przeciwników zarządu? Trudno bowiem zakładać uczciwość zarządu, skoro pomimo braku absolutorium, a więc wyrażonej już oceny wspólnoty, nie chciał zrezygnować z funkcji.
Walka o władzę
Co więc może zrobić wspólnota, gdy funkcję zarządu pełnią osoby, które nie liczą się ze zdaniem właścicieli i ani myślą oddawać władzy. Rozwiązania są dwa. Pierwsze opiera się na art. 31b ustawy, który nakazuje zarządowi zwołanie zebrania na wniosek 1/10 właścicieli. Jeśli uda się zmobilizować przeciwników zarządu do przyjścia na to zebranie, to jest duża szansa na podjęcie uchwały bez trybu obiegowego zbierania głosów. Jednak tam, gdzie lokali jest dużo, a właściciele nie zostaną wcześniej wprowadzeni w sprawę, całemu przedsięwzięciu grozi niepowodzenie.
Bywa, że zarząd przez kilka lat z rzędu nie otrzymuje absolutorium i dalej zarządza. Co wtedy? Przykład dała wspólnota mieszkaniowa w Białymstoku, która w 2001 roku podjęła uchwałę o odwołaniu zarządu, zbierając głosy drogą obiegową. Pozbawieni władzy nie chcieli się jednak pogodzić z taką decyzją i zaskarżyli uchwałę do sądu. W rezultacie sprawa trafiła aż do najwyższej instancji. Sąd Najwyższy orzekł, że chociaż ustawa o własności lokali nie daje możliwości zbierania głosów w trybie indywidualnym osobom nieuprawnionym (spoza zarządu), to takie uchybienie nie może mieć wpływu na podjęcie uchwały o zmianie zarządu. Nadrzędne jest bowiem prawo właścicieli do decydowania o ważnych dla wspólnoty sprawach (orzeczenie IV CK 543/03 z uzasadnieniem).
Inny sposób zmiany zarządu może polegać na wykorzystaniu art. 26 ustawy. Mówi on, że jeżeli zarząd nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd. Na drogę sądową właściciel lub ich grupa powinni decydować się jednak tylko w wyjątkowej sytuacji. Przede wszystkim dlatego, że jest to droga długa i trudna dla wspólnoty. Trzeba między innymi przygotować dowody na złą pracę zarządu, a każdy współwłaściciel jest stroną w sprawie, więc może być wezwany do sądu jako świadek. Minusem jest również to, że jeżeli sąd uzna zasadność wniosku wspólnoty, to sam sąd wyznacza, kto będzie pełnił funkcję zarządcy przymusowego, określa zakres jego obowiązków i wysokość jego wynagrodzenia. W ten sposób wspólnota jest pozbawiona prawa do decydowania o tych ważnych dla siebie kwestiach.
